4 recomendaciones prácticas para adaptarse al registro obligatorio de jornada

En un momento en el que parecía que el mercado laboral se desquitaba de antiguos paradigmas de presencialismo y rigurosidad, el legislador ha aprobado in extremis una reforma del cómputo del tiempo de trabajo que genera cierto nerviosismo.

Contenido de la reforma y entrada en vigor

El Real Decreto-ley 8/2019 (la “Reforma”) ha modificado el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (“ET”), estableciendo la obligación de las empresas de registrar diariamente la jornada de cada uno de sus trabajadores. El objetivo que persigue la Reforma es acabar con las horas extra sin pagar y/o cotizar y garantizar el derecho de los trabajadores a la desconexión digital.

La Reforma entra en vigor el próximo 12 de mayo de 2019. Pero, ¿qué es a lo nos obliga la Reforma a partir del 12 de mayo? A nuestro entender, para empresas con representación de los trabajadores, la obligación de registro no es inmediata. Lo que será inmediato será iniciar la negociación para articular el registro de jornada. En las empresas que no exista representación de los trabajadores, el 12 de mayo será exigible dicho registro. La empresa deberá haberlo pactado antes con los trabajadores mediante un acuerdo de empresa o, en su defecto, haber tomado la decisión correspondiente.

Repercusiones de la entrada en vigor de la Reforma

El registro de jornada diario se trata de una obligación empresarial, no de un derecho de los trabajadores. Por lo tanto, la empresa será quién en última instancia deba articular este registro. Otra cosa es que los trabajadores tengan el registro a su disposición en todo momento, con el objetivo de que puedan comprobar su veracidad y reclamar, en su caso, lo que a su derecho convenga.

Asimismo, esta obligación no tendrá la misma incidencia en todas las empresas. Es evidente que muchas de ellas tendrán particularidades y formas de trabajar más flexibles, como se prevé en la propia norma con carácter abierto, con lo que los requisitos que predica la norma deberán aplicarse con mano izquierda por parte de las empresas y de la inspección (por ejemplo, abogados, consultores, economistas, auditores etc.). El registro de jornada será el soporte probatorio que utilicen las empresas para poder defenderse y justificar el cumplimiento de sus obligaciones ante la inspección de trabajo. Debe contarse al menos con un registro centralizado por empresa y no uno por cada centro de trabajo como podría parecer. Las sanciones por incumplir esta obligación oscilan entre 626 y 6.250 euros, en función del tipo de empresa y tipo de incumplimiento.

4 recomendaciones prácticas

1. Tener claro el sistema de registro de jornada que mejor se ajusta a mi empresa

La Reforma no impone una forma específica en la que registrar la jornada. Lo que debemos asegurarnos es que el método elegido nos sirva para justificar la situación que pretende plasmar. Tenemos que guardar el registro 4 años para posibles inspecciones.

2. Contenido del registro

Podemos inclinarnos por sistemas analógicos, como una hoja Excel que incluya la hora de entrada, de salida y el tiempo de trabajo efectivo, o sistemas digitales de cómputo de jornada. Lo importante es que siempre se tenga en cuenta el tiempo de trabajo efectivo. Pueden darse casos en los que la presencia física en el centro de trabajo sea superior al tiempo de trabajo efectivo, con lo que deberemos tenerlo en cuenta para cumplir adecuadamente con la norma.

La Reforma no exige que el registro tenga el consentimiento o la firma de los trabajadores afectados. Sin embargo, esta firma o autodeclaración de cumplimiento es totalmente recomendable ya que ayudará a fortalecer nuestra posición en caso de inspección. 

3. Tener en cuenta la jornada anual

La Reforma debe interpretarse siempre en atención a cómo viene estructurada la jornada de trabajo en el ET o en el convenio colectivo que sea aplicable. Con carácter general, la jornada máxima se mide en términos anuales, ya que muchas actividades económicas son cíclicas o experimentan picos de actividad en según qué momentos. La jornada máxima anual por tanto suele estar recogida en el Convenio colectivo de aplicación. Que un trabajador esté un día más tiempo en su puesto de trabajo del que en teoría debería no implica per se la existencia de una infracción (siempre que se documente bien) ni de horas extra. Se deberá tener en cuenta el cómputo anual de horas y la jornada máxima pactada por convenio, ET o en la empresa.

No obstante, siempre se debe tener en cuenta el respeto al descanso diario y entre jornadas, ya que en el Registro de jornada este extremo quedará evidenciado y en caso de Inspección será controlado.

4. Emitir una instrucción sobre horas extraordinarias

Es normal que la Reforma haya generado el nerviosismo que advertimos en este periodo. Está por ver qué pasará en los próximos meses con las elecciones, sobretodo con el tan esperado desarrollo reglamentario del precepto, la actuación de la inspección y la interpretación de nuestros Tribunales. 

Lo que proponemos desde López-Hermoso Abogados es reforzar el carácter voluntario de las horas extraordinarias. Voluntariedad que se predica tanto para el trabajador como para la empresa. Por ello, sugerimos emitir una instrucción formal por la dirección de la empresa en la que se informe a los trabajadores de que para realizar horas extra será necesaria (i) la solicitud justificada por escrito del trabajador y (ii) la autorización por escrito de la empresa.

De este modo, siempre se tendrá controlado el tiempo de trabajo efectivo de cada uno de nuestros trabajadores, evitando complicaciones relacionadas con horas extra no necesarias y posibles contingencias con la inspección.

Dichas instrucciones o circulares deberán entregarse en mano a los trabajadores recogiendo su firma en recibí, vía email, tablón de anuncios etc. Lo importante es que quede constancia de la recepción y de la obligación de los trabajadores de solicitar autorización para realizar dichas horas extraordinarias. A su vez, recomendamos recoger una cláusula contractual en este sentido para las nuevas contrataciones.

Veremos qué nos deparan los primeros meses de aplicabilidad de la norma y, sobretodo, el desarrollo reglamentario que esperamos regule especialidades según actividad y categoría profesional. Lo que está claro es que su entrada en vigor no ha dejado indiferente a nadie y que tampoco parece que sea el medio ideal para conseguir los objetivos que se propone.

Si tienes cualquier duda o comentario, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Susana Lázaro | Socia responsable del Departamento Laboral

La presente nota no supone recomendación o asesoramiento jurídico de ninguna clase por parte de la Firma. La Firma no asumirá ningún tipo de responsabilidad por su contenido. Para un asesoramiento jurídico sobre la materia se requerirá el estudio individualizado del caso.